Tre typer bookingkalender: Hvilken skal jeg bruge?

Før du laver din første SuperSaaS bookingkalender, skal du vælge, hvilken type kalender du vil bruge. Processen for de forskellige typer bookingkalendere er forskellig, så derfor er det vigtigt, at du vælger den for dig rigtige type kalender.

Klik for at forstørre billedet og afspille videoen

SuperSaaS tilbyder dig tre typer kalendere, og du skal blot vælge den kalendertype, der bedst dækker dit behov. De tre typer kalendere hedder: Kapacitetskalender, Ressourcekalender, og Servicekalender. Dit behov kan måske dækkes af forskellige typer kalender. Da der er overlap i funktionerne kalenderne imellem, så du kan med fordel oprette flere forskellige typer bookingkalendere. Derved kan du se hvilken type kalender, der bedst dækker dine ønsker.

Brug Kapacitetskalender til grupper og events

For at skelne imellem de forskellige typer bookingkalendere, skal du afgøre, om bookingerne skal tilbydes for én eller flere personer i forhold til én tid, som tilbydes til booking. Hvis svaret er mere end én person, så vil en “kapacitetskalender” formentlig være det bedste valg for dig.

Eksempler på, hvor en kapacitetskalender virker bedst:

• Studerende, der tilmelder sig undervisning
• Deltagere til en konference
• Tilmelding til fitness hold

Eksempler på, hvor en kapacitetskalender ikke er egnet, og en ressourcekalender eller en servicekalender er et bedre valg:

• Lave en aftale hos en konsulent eller vejleder, hvor kun én person kan booke tid ad gangen
• En terapeut hvor terapeuten kun har tid til en klient ad gangen
• Bådudlejning hvor forskellige tider til mange både tilbydes, men én båd kan kun bookes til én sejltur ad gangen

Ressourcekalender bruges i langt de fleste andre situationer

Forskellen på en ressourcekalender og en servicekalender ligger primært i bookingprocessen. Som navnet antyder, organiserer en ressourcekalender ressourcer. Eksempler: – Lærere, både, lokaler –, som kun kan bookes som single bookinger. Med andre ord, kan én ressource kun bookes ad gangen. Kalenderen viser tilgængeligheden af ressourcer, og dine brugere eller kunder booker blot den ressource, som er ledig. Til sammenligning, når du bruger en servicekalender, skal dine kunder først vælge en service. Det kan eksempelvis være: – Undervisning, ridetur, eller klipning –Herefter vil kalenderen vise, hvilke ledige tider, der er for at booke en ressource, der vedrører denne service.

Vi anbefaler, at du starter med at lave en ressourcekalender. En ressourcekalender vil være den bedste løsning i langt de fleste tilfælde. I mere komplekse situationer vil du dog have glæde af efterfølgende at oprette en servicekalender. Ressourcekalenderen skal indeholde enhver knap ressource som er en del af bookingprocessen. Eksempel på knappe og ikke knappe ressourcer. En knap ressource kan være: Terapeuter, lokaler, både, billardborde osv. Hvis du opsætter en kalender, hvor dine kunder har mulighed for at booke en aftale med dig, da er du en knap ressource. Hvis ressourcen ikke er knap, hvor der eksempelvis er masser af lokaler, er der umiddelbart ingen grund til at oprette alle lokaler som individuelle ressourcer.

En Servicekalender giver dig unikke muligheder

Den store fordel ved en servicekalender er, at servicekalenderen tager højde for om flere forskellige ressourcer er ledige. Hvis en service afhænger af, at flere forskellige ressourcer er ledige, vil servicekalenderen tjekke, om alle de nødvendige ressourcer er ledige, før at en tid kan bookes i servicekalenderen. Hvor servicekalenderen har sine begrænsninger er, når du ønsker at lade dine kunder selv vælge længden på bookingen. I det tilfælde er en ressourcekalender et bedre valg for dig.

Eksempler på, hvor en servicekalender vil være god:

• Mange ressourcer kræves for at lave én booking. Eksempelvis: Når en booking både kræver er en terapeut og et lokale på det samme tidspunkt.
• Forskellige services kræver forskellige ressourcer. Eksempelvis: En bestemt behandling kan kun laves af en specifik læge eller terapeut.

For at definere en service som bruger forskellige ressourcer, skal du først definere ressourcerne i en ressourcekalender.

Kombinere flere kalendere

Hvis din servicekalender er knyttet til flere ressourcekalendere, kombinerer du de forskellige kalendere for at løse mere komplekse bookingbehov.

For eksempel kan et kuropholdssted have to terapeuter, og hver af dem kan give specifikke behandlinger i bestemte behandlingsrum. Du kan angive, at en ydelse har brug for “Terapeut 1” Eller “Terapeut 2” Og “Rum 1”. Det er ikke nødvendigt for Terapeut 1 og Terapeut 2 at være i samme kalender, hvilket gør det muligt, at hver Terapeut kan synkronisere deres egen Google Kalender med, hvornår de er ledige for deres klienter eller gæster. For mere avancerede anvendelse af denne funktionalitet, venligst se afsnittet om kombiner kalendere.

Hvilken skematype passer bedst til dine behov?

Da du kan oprette og slette lige så mange bookingkalendere, som du ønsker, kan du roligt prøve at oprette forskellige typer kalendere. Det eneste du ikke kan ændre efter du har lavet din bookingkalender, er dit valg af type kalender. Du kan prøve de forskellige kalendertyper her Demo sektionen. De forskellige vejledninger vil du formentlig finde inspirerende.

Avancerede tips

SuperSaaS bookingsystemet tilbyder en masse fleksible funktioner, når det gælder konfiguration af bookingprocessen. Nedenfor finder du fire avancerede tips, som du kan konfigurere for at give en endnu bedre brugeroplevelse af din bookingkalender.

Begrænsede bookinger

I en ressource- og en servicekalender vil dine brugere oprette en booking hvor som helst, bortset fra hvor du begrænser brugernes muligheder for booking. Med andre ord, som standard er hele kalenderen tilgængelig for bookinger, med mindre, at du begrænser de ledige tider. I en kapacitetskalender virker det den anden vej rundt. Her kan dine kunder booke tid, hvis du har oprettet et kapacitet, eksempelvis et hold. Hvis du ønsker, at dine kunder kun kan vælge imellem nogle enkelte datoer, er den letteste måde at tilbyde bookinger til kun én person ad gangen. Du kan oprette en kapacitetskalender, i stedet for, så du undgår at skulle blokerer en masse dage, som ikke ønskes tilbudt i en ressourcekalender.

Alenestående servicekalender

Du kan definere en service som ikke er tilsluttet en ressourcekalender. Hvis der ikke er forskellige ressourcer tilknyttet servicekalenderen, vil der i teorien være ubegrænset antal mulige bookinger til det samme tidspunkt. Det er dog kun i sjældne tilfælde scenariet eller ønskværdigt. I dette tilfælde kan en servicekalender begræses, så der ikke kan ske overlappende bookinger. Det giver dig en smart mulighed for en genvej. Hvis du har en enkelt ressource hvor du ønsker at bruge en servicekalender, hvis servicekalenderen giver dig layout-mæssigt et bedre resultat, i forhold til dine ønsker.

Mange ressourcer, via kun én indgang

En servicekalender kan bruges til at præsentere en gruppe af ressourcer, hvor der kun er én indgang. Det er brugbart eksempelvis, når du har 20 ens stykker udstyr til udlejning, hvor det ikke er afgørende, om dine kunder lejer nummer 1 eller nummer 20 af udstyret. Et vilkårlig stykke udstyr bliver på denne måde udlejet ud fra din ledige beholdning af udstyr.

Enkelt ressource, præsenteret via flere indgange

Omvendt kan to eller flere servicekalendere blive brugt til at præsentere en enkelt ressource via forskellige indgange. Et eksempel vil være, hvor én kalender vises til en række medlemmer af en klub, og en anden servicekalender indgang vises til gæster, der kommer “ind fra gaden”. Medlemmerne kan få lov til at booke til en lavere pris, eller kan booke før de gæster, som impulsivt vil booke kort tid før stat på dit event. Et andet eksempel vil være, hvor en konsulent arbejder for forskellige klienter på forskellige lokationer. Her kan konsulenten tilbyde hver lokation eller hvert firma en kalender skræddersyet til den enkelte klient, samtidig med at konsulenten undgår dobbeltbookinger.