Faktura eller manuel betaling

Ønsker du ikke at modtage betaling fra dine brugere, når brugerne laver deres bookinger – kan du vælge at lave en faktura, eller håndtere betalingen manuelt. Det er også muligt, blot at vise en pris, og så holde betalingsprocessen udenom bookingsystemet.

I modsætning til muligheden for online betaling, kan systemet i dette tilfælde ikke vise, om betalingen har fundet sted eller ej. Bruger du faktura, skal du tjekke din faktura-udbyder. Vedrørende manuel betaling, tilbyder systemet en “Godkend” knap til hver booking, som du kan bruge, når du har modtaget betalingen.

Ønsker du ikke at spore betalingen i SuperSaaS, da vælg: Ingen krav om betaling eller godkendelse på fanebladet: Proces, under Kræv betaling eller godkendelse? Vil du i stedet for anvende faktura, eller følge betalingerne manuel, skal du vælge: Færdiggør betaling for at kunne fortsætte. Venligst vær opmærksom på, at “Færdiggør betaling” i denne sammenhæng kan betyde “Send faktura” eller “Træk kredit”. Det betyder ikke nødvendigvis, at en betaling finder sted.

Fakturering

For at kunne fakturere, skal du have en konto med support fra en faktureringsudbyder. I dette øjeblik supporterer SuperSaaS: Stripe og Moneybird. Du skal oprette en konto hos en af disse udbydere, før du kan lave fakturaopsætningen i SuperSaaS.

Hvordan virker faktureringen?

Når opsætningen for fakturering er lavet, og en bruger laver en booking, vil brugeren se en knap, hvor der står: “Opret faktura”, i forbindelse med skærmbilledet for udtjekning. Efter en bruger klikker på denne knap, vil fakturaen blive gemt, indtil det er tid til at sende fakturaen. Faktura-udbyderen kan spore, om fakturaen er betalt. I SuperSaaS kan du som administrator kun se, om en faktura er blevet sendt.

På skærmbilledet Opsætning af betaling kan du specificere, hvor lang tid efter – eller før – en aftale, at fakturaen skal sendes. Ændres en booking, vil det medføre, at en faktura også skal ændres – under den forudsætning, at fakturaen ikke allerede er sendt. Sletter du en booking – før fakturaen er sendt – vil fakturaen ikke blive sendt til brugeren. Skærmbilledet for opsætning af betaling indeholder et link til en liste på alle fakturaer, der venter på at blive sendt. Derfra kan du manuelt slette fakturaer, eller sende fakturaer med det samme. Bookinger der har en ventende faktura, vil også blive markeret med et: I på kalenderen.

Indsætter du et negativt nummer ved antal dage, eksempelvis: −100, vil datoen for afsending af faktura være i fortiden. Da man ikke kan sende en faktura med tilbagevirkende kraft, vil fakturaen via den negative værdi gøre, at fakturaen bliver sendt med det samme. Omvendt, indsætter du et positivt nummer – eksempelvis et højt nummer – så vil fakturaen blive sendt langt ude i fremtiden. Du kan bruge denne funktionalitet, så du har mulighed for på én gang at sende dine fakturaer manuelt – hvilket du gør i skærmbilledet vedrørende faktura. Det kan eksempelvis være en fordel, hvis du ikke drypvis vil udsende faktura, men sende en stor mængde af fakturaer på én gang – hvilket kan være en fordel for din bogholder.

Venligst vær opmærksom på, at fakturaer er genereret i rater, så det kan tage noget tid, før en fakturaer fremkommer på dit skærmbillede. Når du ser på bookingen på din kalender, eller via administrator skærmbilledet, vil det blive vist, om en faktura er sendt – hvilket vil fremgå via et:+I og teksten: “Faktura sendt”.

Opsætning af fakturering

På fanebladet: Proces, under Kræv betaling eller godkendelse?, vælger du Færdiggør betaling for at kunne fortsætte og klikker Gem ændringer, som du ser nederst i skærmbilledet. Derefter lander du på fanebladet: Oversigt – for alt, hvad der vedrører konfigurering af din kalender.
Vælg igen fanebladet: Proces – og klik på: Opsætning af betaling. Linket finder du til højre for overskriften for sektion, som du lige har arbejdet med: Kræv betaling eller godkendelse?

Under ‘Generel opsætning’, vælger du: Gateway mode: Automatisk fakturering …
Rul til bunden af siden til overskriften “Faktureringsindstillinger”, og udfyld de nødvendige oplysninger for den udbyder, du har valgt.
- Stripe
- PayPal
- Moneybird
- Paystack
- Invoice Ninja

Stripe

For komme til Stripe vælg“API nøgle” sektionen på din Stripe konto.

Opret en ny “Begrænset nøgle”
Giv den “skrivetilladelse” til ressource typerne: “Kunder”, “Kreditnotaer” og “Fakturaer”.
Kopiér denne nye “Begrænset nøgle”.
Skift nu kontakten “Test tilstand” øverst på siden, og gentag disse trin for at få en “Begrænset” testnøgle. Testnøglen bruges til at simulere fakturaer uden egentlig at sende dem, mens live nøglen faktisk sender fakturaer til dine kunder.
Tilføj nøglerne på siden: Betalingsindstillinger, og klik på Gem ændringer
Sørg også for, at du har aktiveret mindst én betalingsmetode i sektionen Betalingsmetoder på din Stripe konto. Dette giver dig mulighed for at angive, hvordan dine kunder kan betale deres faktura online.
Hvis du har angivet afgifter i prissætningsreglerne, vil afgifterne blive vist på fakturaen.

PayPal

For PayPal skal du navigere til “Mine apps & Legitimationsoplysninger” i dit PayPal kontrolpanel.

Opret en ny “App”.
Kald det noget i stil med “SuperSaaS”, og sørg for, at “App type” er indstillet til “Sælger”.
Vælg den korrekte virksomhedskonto, og tryk på “Opret app”.
På det næste skærmbillede skal du kopiere “Client ID” og “Secret”.
På den samme skærm kan du også begrænse tilladelserne til denne app, vi anbefaler kun at lade “Fakturering” være aktiveret.
Tryk på “Gem”, og gå tilbage til skærmen “Mine apps og legitimationsoplysninger”.
Skift nu til “Live” tilstand øverst på skærmen, og gentag ovenstående trin for at få “Live Client ID” og “Live Secret”. Testnøglen bruges til at simulere fakturaer uden egentlig at sende dem, mens de levende detaljer faktisk sender fakturaer til dine kunder.
Hvis du har angivet afgift i prissætningsreglerne, vil fakturaen indeholde afgifter. PayPal bruger en anden afrundingsmetode for den sidste øre, hvilket kan resultere i en forskel på nogle ører mellem SuperSaaS og PayPal under nogle omstændigheder.

Moneybird

Klik blot på knappen “Opret forbindelse til Moneybird”. Dette åbner et nyt vindue, der omdirigerer dig til Moneybird og konfigurerer forbindelsen.
Moneybird vil spørge dig, hvilken administration du vil oprette forbindelse til.
SuperSaaS vil bruge standard “Invoice Workflow” og “Virksomhedsidentitet” for den valgte administration. Du kan justere disse inde i Moneybird for at ændre udseendet og udseende for dine fakturaer.
Afgifter ved Moneybird vises på fakturaen, og det anbefales, at du ikke bruger momsnummer, men nøjagtige momsprocenter, der svarer til dine landeindstillinger.

Paystack

For Paystack, gå til sektionen “Udviklere” på din Paystack konto.

Kopiér “Live hemmelig nøgle”.
Kopiér “Test hemmelige nøgle”. Testnøglen bruges til at simulere fakturaer uden egentlig at sende dem, mens live nøglen faktisk sender fakturaer til dine kunder.
Tilføj nøglerne på siden: Betalingsindstillinger, og klik på Gem ændringer
Hvis afgifter eller indbetalinger bruges, viser fakturaen i øjeblikket ikke alle linjeposterne, men en total med afgifter eller depositum.

Faktura Ninja

For at konfigurere Invoice Ninja skal du gå til sektionen “Kontrolpanel” på din Invoice Ninja konto.

Gå til “Indstillinger” og derefter “Kontostyring”, hvor du kan oprette “API tokens” ved at klikke på knappen “Nyt token” (bemærk: en betalt konto er påkrævet). Kopiér tokenet.
Derefter i SuperSaaS kontrolpanelet på siden “Betalingsopsætning”, under “Fakturaudbydere”, klik på “Faktura Ninja” og indsæt tokenet i det angivne felt (bemærk: afsnittet “Fakturaudbydere” er kun synligt, når du har valgt “Automatisk fakturering” som forklaret ovenfor).
Klik på knappen Gem ændringer.
I Invoice Ninja kontrolpanelet skal du angive din virksomheds detaljer. Konfigurer valutaen og sproget for dine fakturaer under “Lokalisering”, og til sidst, under “Betalingsindstillinger”, konfigurer dine betalingsmetoder.
Vi anbefaler at teste fakturaen og udføre en testbetaling i testtilstand (hvis tilgængelig), før du sender fakturaer til dine kunder.
Afgiftsoplysninger vil blive sendt til Invoice Ninja, hvis du har konfigureret det i afsnittet: Prissætning i SuperSaaS kontrolpanelet. Flere oplysninger om opsætning af afgifter.

Manuel betaling

Vil du gerne undgå, at anvende en af de integrerede betalingsløsninger, men stadigvæk gerne vil modtage betaling – så tilbyder SuperSaaS dig to andre muligheder. Hvilken løsning du vælger kan afhænge af, om du tilbyder betaling via kreditkort eller ej.

Den første mulighed er uden kreditkort – og det er den mest simple løsning. Før dine brugere tjekker ud fra en booking, vil dine brugere blive præsenteret for instruktioner vedrørende betaling. Og når du som administrator har modtaget betaling, kan du manuelt gå ind på den pågældende brugers profil, for at godkende, at du har modtaget betalingen. Denne mulighed er specielt god, hvis du tilbyder bankoverførsel.

Den anden mulighed gør, at du kan indsamle kreditkort information fra dine brugere. Af sikkerhedshensyn er det ikke muligt at sende kreditkort oplysninger via email. Så disse informationer vil kun være tilgængelige for dig som administrerer en SuperSaaS konto. Du kan opsætte systemet til at sende dig besked via email, når ny information er tilgængelig.

Venligst bemærk, at kreditkort firmaer, ikke tillader dig at gemme de såkaldte CVC koder – der er de tre cifre, som du ser på bagsiden af dit kreditkort. En CVC kode må kun anvendes, når en betaling gennemføres med det samme. Enkelte kreditkort udbydere tillader at gennemføre betalinger – uden brug af CVC nummer.

Giv instruktioner om betaling

Vælg betaling og – eller godkendelse som mulighed

På fanebladet: Proces, under: Kræv betaling eller godkendelse?, vælg Færdiggør betaling for at kunne fortsætte og klik Gem ændringer, som du ser nederst i dit skærmbillede. Du vil dernæst blive ført til oversigten over din konfiguration.
Vælg igen fanebladet: Proces, og klik på: Opsætning af betaling som du ser i det link, der er til højre for sektionen med overskriften:Kræv betaling eller godkendelse?.

Under ‘Generel Opsætning’, vælger du først: Gateway mode: Manuel – Bank transfer og klikker Gem ændringer. Det vil føre dig tilbage til dit kontrolpanel.
Gå dernæst tilbage til fanebladet: Layout, for den kalender denne opsætning vedrører.

Nær bunden af siden, kan du finde dette felt: Meddelelse der vises når der logges ud:. Her kan du give informationer om, hvordan brugerne kan betale.

Indsamling af kreditkort detaljer

På fanebladet: Proces, under: Kræv betaling eller godkendelse?, vælger du Færdiggør betaling for at kunne fortsætte. Vil du gerne modtage en email efter hver betaling, da vælg også: Skal vi underrette andre vedrørende nye eller ændrede reservation? og indsæt en eller flere email adresser. Email adresser adskilles af: Et komma med et efterfølgende mellemrum, før du skriver den næste email adresse.
Klik dernæst Gem ændringer nederst i skærmbilledet. Du vil dernæst blive ført tilbage til oversigten for din konfiguration.
Igen vælger du fanebladet: Proces, og klikker på Opsætning af betaling via det link, som du ser til højre for Kræv betaling eller godkendelse? som er det afsnit, som du lige har arbejdet med.

Under ‘Generel Opsætning’ vælger du den anden: Gateway mode: Manuel – Kreditkort
Nederst i skærmbilledet fremkommer der nu en ny sektion: ‘Kredit kort opsætning’. Her kan du vælge de kreditkort, som du vil acceptere. Vælger du at fjerne alle flueben, vil systemet ikke spørge dine brugere angående type af kreditkort. Vælger du derimod et antal for dig relevante kreditkort, så får du den fordel, at SuperSaaS tjekker for dig, om dine brugere har indtastet det rigtig antal cifre – og om startnummeret og købssummen er korrekt, hvorved du kan undgå fejl i den sammenhæng.
Klik på:Gem ændringer. Og du vil blive ført tilbage til dit kontrolpanel.
Gå derefter tilbage til siden for konfiguration – på den kalender som du ønsker at arbejde med – og vælg fanebladet: Layout.
Nær bunden af siden, kan du finde feltet: Meddelelse der vises når der logges ud:. Her kan du skrive informationer om, hvordan brugerne skal betale. Denne information vil brugerne så automatisk se, når brugerne er ved at være færdig med booking processen.

Ved at sætte prisen til nul – vil ingen pris blive vist. Det kan være en idé at gøre, hvis du kun indsamler kreditkort oplysninger, som en del af proceduren for godkendelse.

Venligst vær opmærksom på, at et skræddersyet domæne ikke vil blive vist i kombination med skærmbilledet for betaling. Internet browsers vil kun køre sikre forbindelser med servere, der har de relevante certifikater. For at kunne forbinde med en sikker server, vil systemet automatisk ændre navnet for domænet. Før sektionen for betaling forlades af dine brugere, vil systemet automatisk skifte tilbage til det skræddersyede domæne.

Test af kreditkort processer

Log ud for at sikre, at din kalender ser nøjagtig ud, som det layout dine brugere ser – og gå så til webadressen for din bookingkalender. Når du laver en booking, skulle du nu gerne blive spurgt om dine kreditkort oplysninger. Du skal indtaste et gyldigt kreditkortnummer, eller anvende et test Visa kort nummer: 4111 1111 1111 1111. En kunde vil se sin booking markeret med et: P, hvilket fortæller, at betalingen er på vej til at blive gennemført. Det fremgår når markøren fra musen holdes over dette område. Brugerne vil have mulighed for at gå tilbage for at se disse detaljer, ved at klikke på: P ikonet.

Log ud – og log nu ind som administrator i den samme kalender. Ved siden af den reservation, som du lige har lavet, kan du nu se det samme: P ikon. Når du klikker på dette P – og går til skærmbilledet for betaling, vil du kunne se, at der nu er en synlig Godkend knap. Hvis du ikke ønsker at godkende bookingen og / eller betalingen, kan du klikke på ‘Slet reservation’. Hvis du ombestemmer dig på et senere tidspunkt, kan du gå til Administrer og klikke på fanebladet ‘Oversigt’. Her klikker du på forstørrelsesglasset ved siden af den booking, som du ønsker at kikke nærmere på. Rul ned i menuen og klik på Vis skraldespand for at få en liste over alle de slettede bookinger for dette tidspunkt i bookingkalenderen. Ved at klikke på ‘Ændre’ ikonet tilhørende denne booking, kan du gendanne reservationen. Så får reservationen status af at være en bookingforespørgsel, eller du kan godkende reservationen med det samme.