Denne vejledning viser dig, hvordan du opsætter et online reservationssystem til din skønheds- og wellnessvirksomhed, såsom skønheds- eller frisørsalon. Denne gennemgang tager udgangspunkt i en type kalender beregnet til at kombinere tjenester og ressourcer, der kan bruges til at booke en aftale af flere kunder på samme tid for flere tjenester, du tilbyder via dit reservationssystem. Hvis du har brug for at lave en tidsplan for din: Frisør, spa, neglesalon, makeupartister, træningssaloner, wellnesscentre, yogastudier, fitnessstudier, massageterapeuter, du kan tilpasse disse retningslinjer, så de passer til dine særlige behov.
Vi kalder det en “Serviceplan” på grund af de forskellige behov som kalenderen servicerer. Dette er et eksempel på en servicekalender, der er forbundet med flere ressourceplaner. En “ressourceplan” er en type tidsplan, der kun reserverer én person, værelse eller udstyr. Vi kalder det en ressourceplan, fordi den kun tildeler én enkelt ressource. I denne gennemgang kontrollerer serviceplanen tilgængeligheden af medarbejdere fra en separat ressourceplan (eller flere ressourceplaner, afhængigt af dit forretningsbehov).
Hvis du har brug for gruppearrangementer eller klasser såsom træningssessioner i din salon, vil en kapacitetskalender være en mere passende mulighed. En “Kapacitetsplan” er beregnet til gruppe- eller klassereservationer. Hvis du planlægger kun at planlægge én persons tid, kan du stadig bruge serviceplanen som selvstændig kalender. Prøv eventuelt at se her: Brug af en ressource kalender.
Venligst bemærk, at der er nogle få forskelle mellem forskellige typer af kalendere og nogle af vores kunder foretrækker serviceplanens udseende. Mens ressourceplanen tillader gentagne aftaler og forskellige længder af reservationer, gør serviceplanen det muligt for bookinger at tage højde for tilgængeligheden af flere ressourcer.
Booking af en service
Hvis du tilbyder en række ydelser, vil dine kunder kunne vælge fra en liste over behandlingsmuligheder. Brug følgende trin til at lære, hvordan du opretter en aftaletidsplan for flere tjenester, der kræver tilgængelighed af forskellige medarbejdere. Vi omtaler medarbejderne som “ressourcer”.
Denne vejledning viser følgende tilpasninger:
- Brug af tidsplanen til at tilbyde online booking af en række tjenester
- Tilslutning af serviceplanen til forskellige ressourceplaner
- Opkrævning af betaling, ved hver reserveret tjeneste
- Afsendelse af e-mailbekræftelser, automatiske påmindelser og opfølgningsbeskeder
Du kan se slutresultatet af dette online bookingsystem via Demo for skønhedssalon Salon.
Opsætning af tidsplanen i 5 nemme trin
Når du har oprettet en ny SuperSaaS konto, er den mest effektive måde at opsætte en tidsplan på, ved at bruge en: Bygge – test – cyklus:
Trin Opsætning af tidsplaner for dine medarbejdere og kunder
Når du har logget ind på din SuperSaaS konto, skal du oprette en separat ressourceplan indeholdende ledige tider for alle dine medarbejdere (hvis de alle er tilgængelige på samme tidspunkt)eller flere lignende ressourceplaner for hver medarbejder (hvis hver af dem har en forskellig tilgængelighedsplan).
En ressourceplan (som giver folk mulighed for at booke en-til-en tid med en bestemt ressource, dvs. medarbejderne) er den ideelle tidsplan til at planlægge hver medarbejders tid, så de ikke har to aftaler, der overlapper hinanden. I denne gennemgang vil vi oprette individuel ressourceplan for hver medarbejder og senere forbinde dem i én serviceplan, så dine kunder kan booke flere tjenester, der tilbydes af din salon.
Vælg type af tidsplan
Klik på Ny tidsplan i menuen til højre for dit kontrolpanel for at begynde at konfigurere dit online bookingsystem. Du vil blive dirigeret til Guide: Ny for kalender hvor du kan bestemme standardindstillingerne for din online booking tidsplan.
Du skal først vælge, om du vil oprette en ressource-, kapacitets- eller serviceplan.
Vælg typen Ressourceplan, som giver folk mulighed for at booke en-til-en med en person, ting eller bestemt plads. Den er ideel til en medarbejder, der ikke kan have to aftaler, der overlapper hinanden.
Hvordan kan brugere få adgang til tidsplanen?
Vælg muligheden Log ind for at foretage ændringer: Alle kan se tidsplanen, men de skal logge ind for at lave en aftale
Vælg en eller flere ressourcer
En medarbejder er den eneste ressource, der kan reserveres, så den første mulighed er Én: En enkelt ressource, person, objekt eller placering som er bedst til denne type tidsplan. Denne mulighed er ideel, når du vil oprette separate tidsplaner for hver medarbejder og indstille individuel tilgængelighed. Hvis du har mere end én person eller vare, der kan bookes, og de alle har samme tilgængelighed du kan liste som forskellige ressourcer i den samme ressourcekalender. I denne vejledning opretter vi separate tidsplaner for hver medarbejder for at give dem fleksibilitet til at vælge deres egen tilgængelighed, og angive deres egne ferier i deres tidsplan.
Giv din tidsplan et navn
Den titel, du giver til din bookingkalender i kombination med dit kontonavn, bruges begge i den URL, som dine brugere vil se, når de bruger din bookingkalender. Angiv et kort, men beskrivende navn til tidsplanen.
Du kan altid ændre det (såvel som dit kontonavn) senere, men bemærk, at hvis du gør det, vil tidsplanens webadresse ændre sig i overensstemmelse hermed. Indtast skemaets titel, navnet på din medarbejder, f.eks. “kalender for Marie”, og klik på Næste.
Fastsæt ledige tider
Indstillingerne her giver grundlæggende begrænsninger for din tid. Du kan ændre åbningstiderne for de enkelte dage (eller ressourcer). Når aftaler er udformet til at begynde og slutte på forudbestemte tidspunkter, kan systemet skabe en klar brugergrænseflade ved at generere forudbestemte tidsintervaller, som dine brugere kan klikke på, for at lave en aftale. Demoen for en salonen viser denne type opsætning.
Du kan indstille aftaler med en standardlængde på 30 minutter og begrænse starttider til hver halve time ved at indtaste *:00, *:30 i den specifikke tidsindstilling. Dette ville få bookingsystemet til at oprette et slot hver halve time. Hvis du tilbyder behandlinger med forskellig længde, ville det være bedre at tillade brugeren til at klikke på et vilkårligt sted på kalenderen for at vælge det ønskede tidspunkt.
Ved at klikke på Udfør oprettes tidsplanen og gøres tilgængelig online. Du har nu en funktionel tidsplan for din medarbejder “Maria”. Du kan oprette lignende ressourceplaner for hver af dine medarbejdere, sig “Peter” og “Louise”. Klik på guide ikonet Ny tidsplan, og derefter kan du oprette identiske skemaindstillinger via “Kopier kalender: Lav en kopi af kalender Maria”.
Når dine individuelle ressourceplaner for dine medarbejdere “Maria”, “Peter” og “Louise” er sat op, gå videre til næste trin.
Opret online reservationskalender for dine kunder med alle dine serviceydelser
Dernæst opretter vi en Serviceplan for din salon, som let kan bruges af slutkunder til at booke en service med din salon. En serviceplan kan bruge ressourceplaner til at tilpasse og organisere forskellige personer eller dele i én tidsplan for at undgå tidsmæssige konflikter. Alle ressourcer kan være i en enkelt ressource tidsplan, eller du kan sætte dem i separate skemaer. Hvis du har udskiftelige ressourcer, kan du for eksempel have flere rum og tjenesten kan leveres i enhver af dem, så kan disse ressourcer bekvemt placeres i den samme ressourceplan uden at gå på kompromis med nogen funktionalitet.
Klik på Ny kalender i menuen i højre side af dit betjeningspanel. Vælg Servicekalender, som giver dig mulighed for at liste dine salontjenester og anvende standardvarighedsværdier hvis det er nødvendigt. Vi vælger at navngive denne salon som “Din klinik”.
Definer services
Da vi allerede har oprettet de individuelle ressourceplaner for hver af vores medarbejdere, anvender vi rullegardinmenuen ud for hver tjeneste til at definere, hvilke ressourcer der kræves for at din service bliver tilgængelig.
Indtast “Herreklipning” som den første service, og tilslut den til ressourceskemaet “Kalender Peter”. Indtast andre tjenester som “Dameklipning” og “Ansigtsbehandling”. Fordi kun “Maria” er i stand til at levere tjenesten “Dameklipning” og “Louise” for at give “ansigtsbehandling”, kan du vælge ressource “kalender Maria” og “kalender Louise” for tilsvarende ydelser. Tilføj standardvarigheden for hver af disse tjenester som 30 minutter for klipning af mænd og kvinder og 60 minutter til ansigtsbehandlingen.
Hvis du tildeler to personer til en tjeneste, betyder det, at begge er nødvendige på samme tid for at udføre tjenesten. Hvis du vil angive, at den ene eller den anden person kan udføre tjenesten, så er det også muligt. Muligheden for at konfigurere findes på skærmbilledet for konfiguration, efter at opsætningsguiden er fuldført. Som en sidebemærkning: Hvis du kun definerer en enkelt tjeneste, vil brugergrænsefladen tilpasse sig for at skjule widgetten for valg af service.
Opsætning af ledige tider i din salon
Indstillingerne her giver grundlæggende begrænsninger. Du kan ændre åbningstiderne for individuelle dage (eller ressourcer). Når aftaler er konfigureret til at begynde og slutte på forudbestemte tidspunkter, kan systemet skabe en klar brugergrænseflade ved at generere forudbestemte tidsrum, som kunder kan klikke på for at lave en aftale. Demoen for skønhedssalonen viser denne type opsætning.
Klik på Udfør for at aktivere denne tidsplan online. Trin 2 hjælper dig med at teste din tidsplan for at sikre at det fungerer som forventet.
Trin Test af din kalender for at se, om den fungerer som forventet
Almindelige brugere vil se den samme tidsplan, men med færre muligheder. Du kan også finde Bruge ved at gå til dit kontrolpanel.
Booking af en service
Hvis du har oprettet mere end én tjeneste (som vi gjorde i vores vejledning), vil du se dem i en kolonne på venstre side af dit kontrolpanel. For at reservere en service skal du klikke på et af de tilgængelige tidsrum og en dialogvinduet Ny reservation vises. Hvis dette vindue er et ubelejligt sted, du kan blot trække dialogvindue til et mere passende sted på din skærm.
For at indstille aftaledatoen kan du enten bruge fra pop up kalenderen eller manuelt indtaste en dato. Som standard beder bookingsystemet kun om et navn og et telefonnummer, men du kan tilføje yderligere felter til indsamle flere reservationsdetaljer.
Når du klikker på Opret reservation, opdateres tidsplanen for at vise din reservation og tilpasser tilgængeligheden i overensstemmelse hermed. Hvis du gerne vil redigere en aftale, skal du klikke på den igen for at foretage ændringer. Sørg for at klikke på Opdater reservation, før du lukker den, ellers vil du miste ændringerne.
Aftaler, der er knyttet til ressourcer (medarbejdere), vil også dukke op på ressourceplanerne, men venligst bemærk at de ikke kan redigeres der. Ved at klikke på en aftale vil der komme en pop up med et link til skemaet, hvor det kan redigeres. Hvis den samme aftale dukker op i flere sammenkædede tidsplaner, det tæller kun som en enkelt aftale i dit abonnementsforbrug.
Trin Justering af din opsætning
Klik på Konfigurer for at gå til Oversigtssektionen for at få en oversigt over forskellige muligheder, du kan ændre. Her kan du midlertidigt blokere din bookingkalender, mens du arbejder, eller slet kalenderen helt.
Opsætning af services
Fanen Services viser de tilgængelige services, og hvordan de relaterer til ressourcer. Når du klikker på Ny service eller klikker på redigeringsikonet for en eksisterende service, vises et vindue, hvor du kan ændre detaljerne. Du kan klikke og trække rækkerne, så du ændrer den rækkefølge, som dine serviceydelser er opført i. Du kan også ændre farven på en tjeneste ved at klikke på den farvede boks i øverste højre hjørne af vinduet.
I feltet nederst i redigeringsvinduet kan du indtaste en beskrivelse af tjenesten, der vises, når tjenesten er valgt. Det kan indeholde formatering og billeder, men bemærk venligst at du kun kan linke til billeder, der er tilgængelige online. Du kan også angive standarden længden af hver tjenesteudnævnelse.
Bestem ressourcer for hver service
Når din konto indeholder ressourceplaner, vil vinduet for redigering af services også indeholde en sektion markeret: Ressourcer, hvor du kan angive, hvilke ressourcer fra disse skemaer, der skal være tilgængelige, når du laver en aftale. For eksempel kan du angive, at en service “Herreklipning” har brug for både en specifik medarbejder “Peter” og et specifikt stykke udstyr som “Hårtørrer”. Eller hvis mere end én medarbejder kan give en service, så kan du klikke på “eller” knappen og liste hver enkelt ressource, som er nødvendig.
For at tilføje nye ressourcer skal du gå til dit kontrolpanel, klikke på Ny tidsplan, og vælg tidsplanen Ressourcetype. Du kan også tilføje yderligere ressourcer til en eksisterende ressourceplan via fanebladet Ressourcer.
Du kan yderligere tilpasse, hvis du ønsker, at kunderne skal vælge en tjeneste fra et udvalg liste eller automatisk vælge den første tjeneste på forhånd, der tilbydes i din tidsplan.
I tilfælde af ressourcer, når du ønsker, at dine brugere skal vælge den ressource, de ønsker for en individuel service, kan du tillade systemet at vise valglisten, vælge tilfældigt eller vælg den første tilgængelige ressource på tidspunktet for en ny aftale.
Konfigurer de individuelle ressourceparametre
I denne øvelse definerer de individuelle ressourceskemaer hver medarbejder. Hver tidsplan indeholder de indstillinger, der definerer den medarbejder, du planlægger i din salon. Du kan tilføje/slette/ændre tilgængeligheden af hver medarbejder i deres individuelle tidsplan. Venligst bemærk, at hvis du sletter en ressource, vil alle de tilhørende reservationer også blive slettet.
Du kan finde mere information om den brede vifte af konfigurationer under Adgang, Proces og Layout i support sektionen.
Fastsæt begrænsninger
I feltet Begrænsning af starttider kan du angive de tidspunkter, som dine kunder kan vælge som starttidspunkt. Når starttidspunkterne, samt længden af aftaler, er faste, kan systemet vise en brugergrænseflade med ‘chips’ kan dine brugere klikke på for at lave en aftale. I dette tilfælde vil standardlængden indstille størrelsen på chippen.
Venligst bemærk, at hvis du ikke angiver starttidsbegrænsninger, kan en aftale potentielt starte når som helst, muligvis efterlade din aftaleplan fuld af mærkelige tidsgab. Indstil en passende afrundingstid for at undgå kunder, der booker uregelmæssige tider, f.eks. fra 14:07 til 14:23. Hvis du angiver start tidsbegrænsninger samt afrundingstider, vil kun sluttiden blive afrundet. Et andet alternativ at fjerne tilfældig starttid er automatisk at konfigurere systemet til at afrunde til nærmeste multiplum af 5 eller 10 minutter.
Hvis du som administrator eller superbruger gerne vil have mulighed for at indstille en anden længde for en serviceydelse kan du markere afkrydsningsfeltet Tillad superbrugere og administratoren at ignorere alle tidsbegrænsninger på fanebladet Åbningstider. Denne indstilling giver dig mulighed for at indtaste et vilkårligt sluttidspunkt på aftaleplanen i stedet for at oprette en separat service til det.
Definer din reservation
Under terminologi, der bruges til at beskrive en post, kan du tilpasse det udtryk, du vil bruge i stedet for “reservation”. I dette eksempel kan “skønhedspleje” eller “tidsbestilling” være at foretrække. Dette udtryk vil blive brugt i alle dialogvinduer, hjælpe sms og e-mailbekræftelser.
Du kan vælge et udtryk fra listen eller bruge dit eget brugerdefinerede udtryk, der vil beskrive din service på passende vis. Indtast entalsformen, og systemet vil automatisk konvertere den til flertal, hvor det er relevant. Du kan også ændre ordet brugt for “bruger”, for eksempel ved at ændre den til “klient”, under “Layout”. Dette gælder på tværs af alle tidsplaner på din konto.
Fastsæt priser for dine services
Angiv, hvilken pris, som du vil opkræve for en reservation. Om du har brug for betaling kan konfigureres via fanebladet Proces. Betalingsmetoden kan konfigureres via kontrolpanelet under Betaling opsætning, som du finder i højre side af dit SuperSaaS kontrolpanel.
Du kan vælge en fast pris eller tage udgangspunkt i længden af aftalen, ugedagen eller flere andre faktorer. Hvis du tillader gentagne aftaler, vil det angivne beløb automatisk blive ganget med antallet af aftaler en kunde laver. SuperSaaS tilbyder dig en bred vifte af betalingsmuligheder, lige fra præsentation af services og ressourcepriser til håndtering af online betaling eller brug af vores kreditsystem. Du kan også konfigurere systemet til at tilbyde dine kunder forskellige former for rabatter og kampagnetilbud.
Indstilling af automatiske SMS/e-mail-påmindelser og notifikationer
Systemet kan sende automatiske SMS- eller e-mail-påmindelser til dine kunder et bestemt tidspunkt før aftalen starter. Ud over påmindelserne kan du også konfigurere automatiske opfølgningsbeskeder for at få feedback fra dine kunder. Du kan aktivere bookingsystemet til at sende en e-mail-påmindelse via fanen Proces under Konfiguration. Du kan tilpasse alle disse beskeder via fanebladet Layout i din tidsplan. Ud over påmindelserne kan du også tilpasse de beskeder, der vises på din login skærm, det hvide område over din tidsplan og på din betalingsskærm. Du kan læse mere om tilpasning af e-mail/tekstpåmindelser og tilpasning af meddelelser i support sektionen.
Mere information kan findes under tilføj betaling til dit bookingsystem.